Comment préparer le renouvellement de son assurance santé en entreprise ?

Comment préparer le renouvellement de son assurance santé en entreprise ?

Le renouvellement d'une assurance santé collective est un moment important pour les équipes RH et les dirigeants.

Il ne s'agit pas simplement de reconduire le contrat existant. Le renouvellement peut être l'occasion de vérifier si les garanties, le réseau de soins, les services proposés et le budget correspondent toujours aux besoins de l'entreprise et de ses salariés.

Les besoins peuvent évoluer avec l'effectif, l'organisation de l'entreprise ou les attentes des collaborateurs.

Avant de renouveler une couverture santé, il est donc utile de réaliser un bilan de la situation et d'identifier les éventuels ajustements à prévoir.

1. Faire le bilan de l'année écoulée

La première étape consiste à regarder comment la couverture santé a été utilisée au cours de l'année.

Les équipes RH peuvent notamment analyser :

• le nombre de salariés couverts ;
• le nombre d'ayants droit ;
• le taux d'utilisation de la couverture ;
• les principaux types de soins utilisés ;
• les remboursements effectués ;
• les éventuelles réclamations ;
• les difficultés rencontrées par les collaborateurs.

Cette analyse permet de partir de données concrètes plutôt que de renouveler le contrat uniquement sur la base du tarif.

Les entreprises peuvent également regarder l'évolution de leur effectif et vérifier si la couverture actuelle correspond toujours à leur organisation.

2. Recueillir l'avis des salariés

Le renouvellement est également un bon moment pour demander aux collaborateurs comment ils perçoivent leur couverture.

Quelques questions simples peuvent être posées :

Les garanties répondent-elles aux besoins des salariés ?

Les démarches sont-elles faciles à comprendre ?

Les collaborateurs savent-ils où se faire soigner ?

Les remboursements sont-ils suffisamment simples et rapides ?

Les outils mis à disposition sont-ils réellement utilisés ?

Une enquête interne peut permettre de faire ressortir les principaux points de satisfaction mais aussi les irritants rencontrés au quotidien.

Cette étape est importante car les données de consommation ne permettent pas toujours de mesurer l'expérience réelle des salariés.

3. Vérifier si les garanties sont toujours adaptées

Les besoins de l'entreprise peuvent évoluer.

Une entreprise qui recrute de nouveaux profils, ouvre de nouveaux bureaux ou s'implante dans une nouvelle ville peut avoir des besoins différents de ceux qu'elle avait lors de la signature du contrat.

Il est donc utile de revoir :

• les soins couverts ;
• les niveaux de remboursement ;
• les plafonds ;
• les exclusions ;
• les conditions de prise en charge ;
• les garanties destinées aux ayants droit.

L'objectif n'est pas nécessairement d'augmenter systématiquement le niveau de couverture.

Il s'agit plutôt de vérifier que le niveau de protection reste cohérent avec les besoins réels des collaborateurs.

4. Vérifier le réseau de soins

Le réseau de soins mérite également d'être réévalué au moment du renouvellement.

Une entreprise peut avoir changé de taille ou de localisation depuis la mise en place du contrat.

Il peut donc être utile de vérifier :

• le nombre de professionnels et établissements accessibles ;
• leur localisation ;
• les spécialités disponibles ;
• la présence de partenaires dans les principales villes où travaillent les salariés ;
• la facilité pour les collaborateurs de trouver un professionnel partenaire.

Pour une entreprise présente dans plusieurs pays ou plusieurs villes, ce point peut être particulièrement important.

ProCare indique actuellement disposer de plus de 1 200 partenaires de soins en Côte d'Ivoire, au Sénégal et au Cameroun.

5. Analyser le budget avant de renouveler

Le renouvellement doit également permettre de vérifier que le budget reste cohérent avec la situation de l'entreprise.

Les RH peuvent comparer :

Budget actuel → utilisation de la couverture → niveau de garanties → besoins des salariés.

Il peut être pertinent d'étudier plusieurs scénarios :

• conserver la couverture actuelle ;
• modifier certains niveaux de garanties ;
• adapter la couverture aux besoins des différentes catégories de salariés ;
• faire évoluer la prise en charge des ayants droit ;
• comparer plusieurs offres du marché.

Le prix ne doit cependant pas être analysé seul.

Une offre moins chère peut proposer un niveau de couverture, un réseau ou des services différents.

L'entreprise doit donc comparer le coût global et le service réellement proposé.

6. Examiner les délais de prise en charge et de remboursement

Le renouvellement est également l'occasion de regarder la qualité opérationnelle du contrat.

Deux indicateurs peuvent notamment être suivis :

Le délai de prise en charge

Combien de temps faut-il en moyenne pour qu'un salarié puisse obtenir une prise en charge ?

Le délai de remboursement

Combien de temps faut-il pour traiter les demandes lorsque le salarié avance certains frais ?

Ces délais ont un impact direct sur l'expérience des collaborateurs.

ProCare annonce actuellement une prise en charge en 10 minutes et un remboursement en 48 heures, selon les conditions du contrat et le type de demande.

7. Évaluer le travail demandé aux équipes RH

Une couverture santé peut également représenter une charge administrative.

Avant de renouveler un contrat, les RH peuvent mesurer le temps consacré à :

• l'ajout de collaborateurs ;
• la gestion des départs ;
• la gestion des ayants droit ;
• la transmission de documents ;
• la réponse aux questions des salariés ;
• le suivi des remboursements ;
• les échanges avec l'assureur.

Si une grande partie de la gestion est encore réalisée manuellement, le renouvellement peut être l'occasion d'étudier des solutions permettant de simplifier ces tâches.

Les outils digitaux de ProCare permettent notamment aux entreprises de gérer les collaborateurs et leurs ayants droit, de suivre les consommations et de centraliser les documents.

Pour aller plus loin : Pourquoi digitaliser la gestion de l'assurance santé en entreprise ?

8. Comparer avant de reconduire automatiquement

Même lorsqu'une entreprise est satisfaite de son assurance santé, le renouvellement peut être l'occasion de comparer les différentes options disponibles.

L'objectif n'est pas forcément de changer d'assureur.

Comparer permet surtout de vérifier que le contrat actuel reste cohérent avec :

• le budget de l'entreprise ;
• les besoins des collaborateurs ;
• le niveau de garanties ;
• la qualité du réseau ;
• les délais de traitement ;
• les services proposés aux salariés ;
• les outils disponibles pour les RH.

Une comparaison peut ainsi confirmer que le contrat actuel reste adapté ou faire ressortir des possibilités d'évolution.

9. Préparer les négociations suffisamment tôt

Le renouvellement ne devrait pas être préparé au dernier moment.

Les équipes RH peuvent commencer plusieurs semaines avant l'échéance à réunir les données nécessaires :

1. Analyser l'utilisation du contrat
2. Recueillir les retours des salariés
3. Identifier les besoins qui ont évolué
4. Définir le budget disponible
5. Lister les garanties à conserver ou à modifier
6. Comparer les différentes solutions
7. Demander les propositions commerciales
8. Choisir la couverture
9. Communiquer les changements aux collaborateurs

Cette préparation permet de prendre une décision sur la base de données concrètes plutôt que dans l'urgence.

Faut-il changer d'assurance santé lors du renouvellement ?

Pas nécessairement.

Si la couverture répond aux besoins des salariés, que le réseau est adapté, que les délais sont satisfaisants et que le budget reste cohérent, l'entreprise peut décider de conserver sa solution.

À l'inverse, certains éléments peuvent justifier une comparaison plus approfondie :

• évolution importante du prix ;
• garanties devenues insuffisantes ;
• réseau de soins trop limité ;
• difficultés récurrentes de remboursement ;
• manque d'accompagnement ;
• gestion administrative trop complexe ;
• évolution importante des besoins des salariés.

Le renouvellement doit donc être considéré comme un moment d'évaluation, et non comme un changement automatique de contrat.

ProCare accompagne les entreprises dans leur couverture santé

ProCare propose une solution d'assurance santé collective pour les entreprises en Côte d'Ivoire, au Sénégal et au Cameroun. La solution comprend notamment une plateforme employeur, une application pour les salariés, une carte de santé dématérialisée et un réseau médical géolocalisé.

Les entreprises peuvent également choisir entre plusieurs niveaux de couverture afin d'adapter la protection proposée à leurs besoins et à leur budget.

L'objectif est de permettre aux entreprises de gérer plus simplement leur couverture tout en facilitant l'accès des salariés aux soins.

À retenir

Le renouvellement d'une assurance santé collective est l'occasion de faire le point sur le budget, les garanties, l'utilisation, la satisfaction des salariés, le réseau de soins et la gestion RH.

Plutôt que de reconduire automatiquement un contrat, les entreprises peuvent utiliser cette période pour vérifier ce qui fonctionne, identifier les éventuels points d'amélioration et adapter la couverture à l'évolution de leurs besoins.